Làm thế nào để import Excel vào Access

Access là một bộ quản lý cơ sở dữ liệu cho phép bạn nhập một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Excel vào hệ thống của nó để bạn có thể khớp các trường phổ biến giữa chúng. Bởi vì một tệp Truy cập duy nhất có thể chứa nhiều bảng tính Excel, chương trình cũng là một cách hay để tổng hợp hoặc phân tích một lượng lớn thông tin. Trước hết, bạn cần nhập bảng tính Excel vào Access. Điều này chỉ đòi hỏi một vài bước chính.

Chuẩn bị

Mở cả hai chương trình trên máy tính của bạn. Bạn sẽ cần phải mua và tải xuống một gói Microsoft Office bao gồm cả Excel và Access . Bạn có thể làm trực tuyến thông qua trang web của Microsoft.

  • Khi các chương trình được tải xuống, nhấp vào “Start” trong Windows và chọn “All Programs”.
  • Nhấp vào “Microsoft Office” và sau đó chọn “Truy cập” (hoặc “Excel”) từ trình đơn thả xuống. Bạn có thể đã có một bảng tính Excel được tạo ra mà một người khác gửi cho bạn hoặc bạn đã tải xuống từ nơi khác. Có Office trên máy tính của bạn cho phép bạn mở nó.

Xóa toàn bộ bảng tính Excel của bạn trước khi nhập nó vào Access. Nó sẽ làm cho nó dễ dàng hơn nếu bạn làm một vài bước đơn giản trước khi bạn nhập bảng tính Excel vào Access. Điều quan trọng là dữ liệu của bạn phải nhất quán giữa các bảng tính import.

  • Tốt nhất là đảm bảo rằng hàng đầu tiên trong bảng tính Excel chứa các tiêu đề cột của bạn (hoặc tên trường)  rất rõ ràng và dễ hiểu. Ví dụ: đối với một cột có chứa tên cuối của người, bạn có thể gọi phần đầu cột / tên trường “tên cuối cùng”. Hãy rõ ràng và chính xác bởi vì nó sẽ làm cho nó dễ dàng hơn khi bạn cố gắng để phù hợp với tiêu đề cột trong một bảng Excel với một bảng khác.
  • Truy cập cho phép bạn liên kết các trường phổ biến giữa hai hoặc nhiều bảng tính. Giả sử bạn có một bảng Excel có chứa thông tin biên chế. Nó bao gồm tên, địa chỉ và lương của mọi người. Hãy nói vì lợi ích của đối số mà bạn muốn kết hợp bảng trong đó. Truy cập vào một bảng Excel thứ hai chứa thông tin về đóng góp tài chính cho chiến dịch. Tờ thứ hai này chứa tên, địa chỉ và đóng góp của mọi người. Truy cập nào cho phép bạn làm là để khớp các tiêu đề cột khác nhau với nhau. Bạn có thể liên kết tiêu đề tên để xem những người có cùng tên xuất hiện trong cả hai cơ sở dữ liệu, ví dụ.
  • Quét bảng tính Excel để đảm bảo rằng từng loại dữ liệu được xử lý theo cách tương tự và dọn sạch nó trước khi nhập nó vào Access. Nó phải là những gì Access gọi là “kết hợp”. Ví dụ, nếu bảng tính giả cho biên chế có chứa tên, họ và tên đệm ở cùng một cột, nhưng bảng tính thứ hai chỉ chứa tên và họ trong các cột riêng biệt, Access sẽ đăng ký là không khớp. Có cần phải khớp các tiêu đề cột / trường.

Chia thông tin trong một cột trong Excel. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể muốn chia thông tin trong một cột trong Excel, để nó không đăng ký một cách sai lầm như là một “không phù hợp” trong Access.

  • Ví dụ: bạn có thể muốn tách tên thành cột riêng, tên đệm trung vị vào cột của chính nó, và tên cuối cùng vào cột riêng. Nếu nó đã được thực hiện cùng một cách trong bảng tính thứ hai, khi bạn liên kết, nói, họ với họ trong Access, nó sẽ tạo ra các trận đấu khi tên là giống nhau.
  • Để phân chia một cột trong Excel, hãy làm nổi bật cột có thông tin bạn muốn chia trong đó. Nhấp vào “dữ liệu” trong thanh công cụ trong chương trình Excel. Nhấp vào “văn bản sang cột”. Nói chung, bạn sẽ chọn tùy chọn “phân cách”. Nhấp vào tiếp theo.

Tiếp tục sử dụng trình thủ thuật để tách các cột được hợp nhất. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quá trình tách thông tin đã được hợp nhất trong một cột thành nhiều cột.

  • Chọn cách dữ liệu trong cột được “phân cách”. Điều này có nghĩa là mỗi phần của thông tin trong cột được phân cách bởi một cái gì đó. Các lựa chọn phổ biến nhất bao gồm khoảng trắng, dấu phẩy, hoặc dấu chấm phẩy. Thông thường thông tin chỉ cách nhau bởi một không gian. Như trong ví dụ sau: giả sử tên “John A. Doe” xuất hiện trong một cột. Tên đầu tiên John được tách ra từ chữ A đầu tiên bằng dấu cách. Tên cuối cùng Doe được tách ra từ chữ A đầu tiên bằng dấu cách. Vì vậy, chọn không gian trong thuật sĩ phân cách.
  • Nhấp vào tiếp theo. Nhấp vào kết thúc. Chương trình nên tách John, A., và Doe thành ba cột. Sau đó bạn có thể cung cấp cho các cột tiêu đề mới các tiêu đề mới để cho biết loại thông tin nằm trong chúng (họ, tên, v.v.). Bạn nên tạo một số cột trống ở bên phải dữ liệu bạn đang chia tách trước khi thực hiện vì nó sẽ đẩy dữ liệu vào các cột trống mới (thay vì các cột chứa thông tin).

Nhập Excel

Mở chương trình Access trên máy tính của bạn. Đi tới trình đơn bắt đầu, chọn Microsoft Office, và bấm vào Microsoft Access. Bạn cần phải mở một cơ sở dữ liệu Access trống mới để nhập khẩu bảng tính Excel vào nó.

  • Chọn “trống máy tính để bàn cơ sở dữ liệu” để tạo ra một cơ sở dữ liệu mới trong chương trình Access.
  • Cho nó một cái tên mới nếu bạn muốn. Nhấp vào “tạo”.

Nhập bảng tính Excel vào Access. Bước tiếp theo là kéo bảng tính Excel (hoặc nhiều hơn một) vào cơ sở dữ liệu Access.

  • Nhấp vào “Dữ liệu Bên ngoài” trong thanh công cụ khi bạn ở trong bộ quản lý cơ sở dữ liệu Access. Chọn “Excel.” Trong một số phiên bản của Access, bạn sẽ tìm thấy chức năng này bằng cách nhấp vào “File” trên thanh công cụ và “Get External Data.”
  • Trường hợp nó nói “tên tập tin”, hãy nhấp vào “duyệt qua”. Điều này sẽ cho phép bạn tìm bảng Excel của bạn trên máy tính của bạn.
  • Để hộp kiểm tra được ghi là “nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại.” Nó sẽ được kiểm tra theo mặc định.
  • Khi bạn tìm thấy bảng tính Excel bạn muốn nhập vào máy tính của bạn, hãy nhấp vào nó. Nhấp vào “OK”. Thao tác này sẽ đưa bạn vào trình hướng dẫn để nhập Excel vào Access.

bằng cách sử dụng Wizard để hoàn thành quá trình nhập

Đi qua các bước trên trình hướng dẫn xuất hiện trong Access. Để hoàn tất quá trình nhập bảng tính của bạn, bạn cần hoàn tất các bước trong trình hướng dẫn.

  • Chọn bảng tính trong bảng tính Excel mà bạn muốn nhập. Đôi khi, điều này là đơn giản bởi vì bảng tính Excel chỉ là một tờ. Tuy nhiên, đôi khi người ta tạo nhiều trang trong một bảng tính Excel duy nhất mà bạn có thể thấy bằng cách nhấp vào các tab ở cuối bảng tính. Nếu đúng như vậy, bạn cần thông báo cho bạn biết thuật sĩ Truy cập mà bạn chọn bảng tính. Nhấp vào tiếp theo.
  • Trang tiếp theo có một hộp yêu cầu nếu hàng đầu tiên trong bảng tính Excel có các tiêu đề cột. Điều này có nghĩa là hàng trong bảng tính xác định dữ liệu trong mỗi cột (chẳng hạn như họ, địa chỉ, mức lương, v.v.). Bạn nên làm sạch bảng tính Excel trước tiên để chắc chắn rằng hàng đầu tiên đã được xác định rõ tiêu đề cột là một ý tưởng hay. Sau đó, chỉ cần kiểm tra xem có dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột hay không. Đây là cách tiếp cận đơn giản nhất. Nhấp vào tiếp theo.
  • Nếu hàng đầu tiên của bạn không chứa tiêu đề cột, trang tiếp theo sẽ hỏi bạn nếu bạn muốn đổi tên cái được gọi là “fields” trong Access (đây là các tiêu đề cột). Nếu bạn chưa đặt tên cho từng lĩnh vực nào đó rõ ràng và dễ dàng nhận ra trước khi nhập (được khuyến nghị) thì bạn có thể làm điều đó tại đây.

Hoàn tất quá trình nhập. Chỉ còn một vài bước nữa trong quá trình nhập. Trang tiếp theo trong trình hướng dẫn sẽ hỏi bạn có muốn xác định khoá chính hay không.

  • Bạn không phải làm điều này, nhưng bạn có thể. Một khóa chính có nghĩa là chương trình máy tính sẽ chỉ định mỗi dòng thông tin một số duy nhất. Điều này có thể hữu ích sau này khi phân loại dữ liệu. Nhấp vào tiếp theo.
  • Màn hình cuối cùng trong trình hướng dẫn có một không gian cung cấp một tên mặc định. Bạn có thể thay đổi tên của bảng tính Excel mà bạn đang nhập (nó sẽ trở thành một “bảng” trong Access ở phía bên trái của trang khi bạn kết thúc việc nhập nó).
  • Nhấp vào “nhập khẩu”. Nhấp vào “đóng”. Bạn sẽ nhìn thấy bảng của bạn ở phía bên trái của màn hình. Nó bây giờ được nhập khẩu trong Access.
  • Nếu bạn muốn liên kết nhiều tập dữ liệu, hãy lặp lại quá trình này với một hoặc nhiều bảng tính Excel khác. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng để khớp dữ liệu trong các trang tính trong Access.

Trả lời